Từ ngày 01/01/2026, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT Invoice bắt buộc phải có dải ký hiệu hóa đơn hợp lệ cho năm 2026. Điều này nhằm tuân thủ quy định của cơ quan Thuế về việc quản lý dải ký hiệu theo năm tài chính.
Nhằm hỗ trợ khách hàng chủ động chuyển đổi, VNPT Invoice đã cập nhật tính năng xác nhận hình thức tạo dải ký hiệu ngay trên hệ thống. Bài viết này sẽ hướng dẫn Quý khách thực hiện nhanh chóng để tránh gián đoạn kinh doanh.
1. Vì sao cần xác nhận tạo dải ký hiệu hóa đơn năm 2026?
Theo quy định về quản lý hóa đơn điện tử, mỗi năm tài chính phải sử dụng dải ký hiệu hóa đơn riêng biệt (ký tự thứ 3 và thứ 4 trong ký hiệu hóa đơn thể hiện năm phát hành). Dải ký hiệu của năm 2025 sẽ hết giá trị sử dụng kể từ 23:59:59 ngày 31/12/2025.
Nếu không thực hiện xác nhận hoặc tạo mới dải ký hiệu cho năm 2026, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các rủi ro:
Không thể phát hành hóa đơn: Hệ thống sẽ báo lỗi do chưa có dải ký hiệu năm 2026.
Gián đoạn bán hàng: Ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao nhận hàng hóa và thu tiền.
Sai sót kế toán: Gây khó khăn cho việc kê khai và quyết toán thuế đầu năm.
2. Thời gian thực hiện xác nhận trên VNPT Invoice
Để đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt, Quý khách hàng cần lưu ý mốc thời gian sau:
Thời gian bắt đầu: Từ ngày 22/12/2025.
Thời gian kết thúc: Đến hết ngày 31/12/2025.
Trong giai đoạn này, khi truy cập vào hệ thống Quản trị hóa đơn (Cadmin), màn hình sẽ tự động hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận.
3. Hướng dẫn các bước xác nhận trên hệ thống VNPT Invoice
Quý khách chỉ cần thực hiện theo 3 bước đơn giản dưới đây:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Sử dụng tài khoản quản trị (Cadmind) và mật khẩu đã được VNPT cung cấp để đăng nhập vào trang quản lý hóa đơn điện tử của đơn vị.
Bước 2: Xem thông báo cấu hình
Sau khi đăng nhập thành công, một bảng thông báo tự động sẽ hiện ra với nội dung yêu cầu khách hàng lựa chọn hình thức tạo dải ký hiệu cho năm 2026.
Bước 3: Lựa chọn hình thức tạo dải ký hiệu
Tại đây, Quý khách có hai lựa chọn tùy theo nhu cầu thực tế:
Hình thức 1: Tạo dải ký hiệu hóa đơn TỰ ĐỘNG (Khuyến nghị)
Đây là phương thức tối ưu nhất dành cho đa số doanh nghiệp.
Cơ chế: Hệ thống VNPT Invoice sẽ tự động kế thừa toàn bộ dải ký hiệu đang dùng năm 2025, cập nhật năm sang 26 và chuyển số lượng hóa đơn còn lại sang năm mới.
Thời điểm thực thi: Đúng 00h00 ngày 01/01/2026.
Ưu điểm: Tuyệt đối chính xác, không cần thao tác tay, đảm bảo xuất được hóa đơn ngay giây đầu tiên của năm mới.
Hình thức 2: Tạo dải ký hiệu hóa đơn THỦ CÔNG
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu số, ký hiệu mới hoặc điều chỉnh số lượng hóa đơn cho năm 2026, Quý khách chọn hình thức thủ công.
Lưu ý: Hệ thống sẽ KHÔNG tự động tạo dải ký hiệu vào ngày 01/01/2026.
Thực hiện: Quý khách phải tự vào menu cấu hình để thiết lập dải hóa đơn mới.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo dải hóa đơn VNPT Invoice thủ công và hủy dải hóa đơn cũ (Lưu ý: Quy trình thao tác tương tự cho năm 2026).
4. Những lưu ý quan trọng để không bị gián đoạn
| Tình huống | Kết quả & Cách xử lý |
|---|---|
| Không xác nhận trước 01/01/2026 | Hệ thống mặc định bạn chọn THỦ CÔNG. Bạn sẽ không xuất được hóa đơn cho đến khi tự tạo dải ký hiệu mới. |
| Còn dư hóa đơn năm 2025 | Nếu chọn TỰ ĐỘNG, số lượng dư này sẽ được chuyển trọn vẹn sang dải ký hiệu năm 2026. |
| Muốn đổi mẫu hóa đơn | Nên chọn hình thức THỦ CÔNG để thiết lập mẫu mới theo nhận diện thương hiệu năm 2026. |
Lời khuyên: VNPT khuyến nghị khách hàng nên ưu tiên chọn hình thức TỰ ĐỘNG để giảm thiểu sai sót nghiệp vụ và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.
5. Hỗ trợ kỹ thuật VNPT Invoice tại TP. Hồ Chí Minh
Trong quá trình thực hiện xác nhận hoặc cấu hình dải ký hiệu năm 2026, nếu gặp bất kỳ vướng mắc nào, Quý khách vui lòng liên hệ:
Tổng đài hỗ trợ kỹ thuật toàn quốc: 1800 1260 (Miễn phí).
- Hotline: 0941773777
Website: https://vnpttphcm.com.vn/danh-sach-cua-hang-vnpt
Địa điểm: Các điểm giao dịch VNPT gần nhất trên địa bàn TP.HCM.
Việc chủ động xác nhận tạo dải ký hiệu hóa đơn điện tử VNPT Invoice năm 2026 là nhiệm vụ quan trọng để bắt đầu một năm tài chính hanh thông. Hãy dành ra 1 phút để thực hiện ngay hôm nay!
VNPT trân trọng cảm ơn Quý Khách hàng đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng dịch vụ hóa đơn điện tử của chúng tôi!