VNPT-DocHub – Hệ thống quản lý chứng từ, Hợp đồng điện tử

VNPT DocHub là giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp số hóa, quản lý chứng từ điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng gửi, nhận và ký số các loại chứng từ, hợp đồng một cách hiệu quả và an toàn.

Với Giải pháp VNPT DocHub, Mang đến nhiều lợi ích vượt trội, hỗ trợ doanh nghiệp bạn có thể thực hiện ký kết hợp đồng không cần giấy tờ, thay đổi phương thức làm việc truyền thống và tiến tới một doanh nghiệp hoàn toàn số hóa. tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

1. Tính năng nổi bật:

Số hóa mọi loại chứng từ: Hợp đồng, hóa đơn, biên lai, phiếu thu, bảng kê, đơn thuốc, chỉ định y tế,…

Ký điện tử: Hỗ trợ đa dạng phương thức ký số: USB token, thiết bị HSM, SIM PKI, chữ ký số online VNPT-kyso.

Quy trình duyệt và ký linh hoạt: Tự động hóa quy trình theo từng loại văn bản, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại thông minh).

Bảo mật an toàn: Hệ thống đạt chuẩn quốc tế Tier III, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, chống giả mạo.

Kết nối thông minh: Tích hợp với các hệ thống khác như CRM, HR, ERP, hóa đơn điện tử,…

2. Lợi ích đối với doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, quản lý chứng từ.

Tăng hiệu quả: Rút ngắn thời gian xử lý, ký kết, tìm kiếm và tra cứu chứng từ.

Nâng cao năng suất: Tự động hóa quy trình, tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Quản lý tiện lợi: Quản lý và tra cứu chứng từ dễ dàng trên mọi thiết bị.

Bảo mật tối ưu: Đảm bảo an toàn thông tin, chống truy cập trái phép, bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.

Thân thiện môi trường: Hạn chế sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.

3. Ưu điểm vượt trội:

Quy trình duyệt và ký số linh hoạt: Tùy chỉnh quy trình duyệt và ký số phù hợp với từng loại văn bản

Ký mọi lúc, mọi nơi: Duyệt và ký 24/7 trên mọi thiết bị, thuận tiện cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

Tuân thủ pháp lý: Đáp ứng đầy đủ quy định về chứng từ điện tử và chữ ký điện tử.

Dễ dàng kết nối: Tích hợp với các hệ thống khác, tạo thành hệ sinh thái số cho doanh nghiệp.

An toàn và bảo mật: Hệ thống đặt tại trung tâm dữ liệu IDC chuẩn Tier III, đảm bảo an toàn thông tin.

Hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ 24/7.

4. Kết nối và tích hợp:

  • Hệ sinh thái số: Kết nối với CRM, HR, ERP và hóa đơn điện tử, thanh toán online, tạo nên một hệ thống quản lý thông minh và đồng bộ.

Để biết thêm thông tin chi tiết và đăng ký dịch vụ VNPT DocHub, vui lòng liên hệ:

  • Tư vấn đăng ký dịch vụ: 0941 773 777
  • Yêu cầu báo giá: sales@vnpttphcm.com.vn

5. Tính pháp lý

✓ Luật mẫu về Thương mại điện tử UNCITRAL năm 1996;

✓ Bộ luật Dân sự 2015;

✓ Luật Thương mại 2005;

✓ Luật Giao dịch điện tử 2005;  Khoản 01, Điều 25 luật giao dịch điện tử: Người ký chữ ký điện tử là người sở hữu hoặc người đại diện hợp pháp của người sở hữu

✓ Nghị định số 52/2013/NĐ-CP Về Thương mại điện tử.

✓ Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký sốLuật giao dịch điện tử số 51/2005 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác

ĐIỀU KIỆN CÔNG NHẬN GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

Nội dung của chứng từ điện tử được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh. Nghĩa là thông điệp đó trong hợp đồng điện tử chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Nội dung của thông điệp dữ liệu trong chứng từ điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết nghĩa là thông điệp dữ liệu có thể mở được, đọc được, xem được bằng phương pháp mã hoá hợp pháp đảm bảo độ tin cậy mà các bên quy ước/thoả thuận với nhau.

Mô hình hoạt động

Giải pháp hợp đồng điện tử VNPT DocHub là hệ thống webapp cung cấp các chức năng quản lý, gửi nhận, phê duyệt và ký số hợp đồng, chứng từ điện tử; xác thực dữ liệu chứng từ, quản lý khách hàng/ nhà cung cấp. Hệ thống có các phân hệ: trang admin quản trị, trang portal cho khách hàng, hệ thống API tích hợp và phần mềm SignServer kết nối với thiết bị lưu trữ chữ ký số (CKS) như HSM, token.

 

Các thành phần:

• Hệ thống ERP, Other system: Là hệ thống tạo chứng từ của đơn vị

• Hệ thống VNPT DocHub: Là hệ thống Quản lý chứng từ điện tử

• Hệ thống VNPT-KySo: Là hệ thống lưu trữ chữ ký số và thực hiện ký số điện tử lên chứng từ.

• Khách hàng: Là đối tác nhận chứng từ và xác nhận chứng từ với đơn vị

• Người dùng: Là nhân viên, lãnh đạo của đơn vị thực hiện chứng từ

Mô tả nghiệp vụ

Bước 1: Chuyên viên tạo chứng từ trực tiếp trên hệ thống WebApp hoặc qua hệ thống phần
mềm tạo chứng từ của đơn vị bằng hình thức tích hợp APIs.

Bước 2: Chuyên viên thực hiện gắn quy trình xử lý cho chứng từ

Bước 3: Hệ thống gửi email/SMS đến người xử lý có trong quy trình. Quy trình có thể thiết lập người dùng xử lý tuần tự hoặc xử lý đồng thời.

Bước 4: Người dùng trong quy trình đăng nhập hệ thống và thực hiện thao tác chứng từ với quyền được gắn trong quy trình. Sẽ có 3 mức quyền được phân cho người dùng trên mỗi chứng từ: Duyệt chứng từ, Ký chứng từ, Nhận bảng sao của chứng từ.

Với thao tác Ký chứng sẽ có 3 lựa chọn tùy thuộc đơn vị lựa chọn

– Ký số bằng hình thức HSM: Hệ thống sẽ tích hợp với hệ thống VNPT-Ký số để ký chứng từ tự động

– Ký số bằng USB Token: Người dùng gắn thiết bị Token vào máy và thực hiện ký số chứng từ.

– Vẽ hình chữ ký cá nhân và xác thực bằng mã xác thực được gửi SMS qua điện thoại. Hình thức này thường áp dụng cho người dùng là khách hàng cá nhân.

Bước 5: Kết thúc quy trình xử lý. Sau khi toàn bộ người dùng trong quy trình thao tác xong hệ thống sẽ gửi email thông báo cho từng người dùng.

Chức năng nghiệp vụ

✓ Tạo chứng từ trực tiếp từ WebApp

✓ Tạo chứng từ qua hình thức upload files.

✓ Gắn quy trình xử lý cho chứng từ, thêm tài khoản người dùng vào quy trình xử lý chứng từ.

✓ Gửi email/sms cho người dùng trong quy trình xử lý chứng từ

✓ Ký số điện tử cho chứng từ qua 2 hình thức: Token, HSM.

✓ Chia sẻ thông tin chứng từ qua email

✓ Xuất file thông tin chi tiết lịch sử các thao tác tác động trên chứng từ

✓ Tải/In file chứng từ đã ký số từ hệ thống

✓ Thống kê, báo cáo

 

Hãy liên hệ hotline 0941773777 để được hổ trợ đăng ký hợp đồng dịch vụ tại nhà mà không cần trực tiếp đến các điểm giao dịch VNPT.

LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ

♦ Hotline bán hàng: 0941 773 777

♦ Tổng đài hổ trợ kỹ thuật: 18001166

♦ Mail: sales@vnpttphcm.com.vn

♦ Website: https://vnpttphcm.com.vn

♦ Đăng ký trực tuyến: tại đây

 

Từ khóa: VNPT DocHub, quản lý chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, số hóa, ký điện tử, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả, bảo mật, VNPT