Từ 01/06/2025: Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót – Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP) sẽ chính thức có hiệu lực, mang đến một thay đổi quan trọng trong nghiệp vụ kế toán: bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi có sai sót. Đây là tin vui cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị đang tin dùng dịch vụ VNPT như hóa đơn điện tử VNPT (VNPT Invoice), hứa hẹn quy trình làm việc linh hoạt, đơn giản và giảm thiểu thủ tục hành chính.

1. Bỏ Quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót (Điểm nhấn của Nghị Định 70)

Đây là thay đổi cốt lõi mà các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử VNPT cần nắm vững:

• Quy định mới (áp dụng từ 01/06/2025): Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), quy định về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sẽ được bãi bỏ.
• Hiện hành (đến hết 31/05/2025): Tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà có sai sót, người bán phải thực hiện hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới.

2. Các quy định mới bổ sung khi hóa đơn điện tử có sai sót

Song song với việc bỏ quy định hủy, Nghị định 70/2025/NĐ-CP còn bổ sung nhiều quy định mới nhằm hoàn thiện quy trình xử lý sai sót trên HĐĐT, tạo thuận lợi tối đa cho người dùng VNPT Invoice và các dịch vụ tương tự:

2.1. Bắt buộc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót

• Quy định mới (từ 01/06/2025): Trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thì người bán và người mua bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
  • Lưu ý quan trọng: Nếu người mua là cá nhân (không kinh doanh), người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót hoặc công khai thông tin trên website của mình.
• Hiện hành: Nghị định 123/2020/NĐ-CP không yêu cầu bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận này.

2.2. Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai

• Quy định mới (từ 01/06/2025): Một điểm cải tiến đáng kể là doanh nghiệp, đơn vị có thể lập 01 hóa đơn điện tử duy nhất để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót trong cùng một tháng của cùng một người mua. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể cho các đơn vị sử dụng giải pháp VNPT Invoice Pos.
• Hiện hành: Phải lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh riêng lẻ cho từng hóa đơn có sai sót.

2.3. Quy định xử lý khi cơ quan thuế phát hiện hđđt có sai sót

• Quy định mới: Nghị định 70/2025/NĐ-CP làm rõ quy trình xử lý khi cơ quan thuế phát hiện HĐĐT (cả có mã và không có mã) đã lập bị sai:
  • Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán để người bán tự kiểm tra lại nội dung sai sót.
  • Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo này và chủ động thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.
  • Lưu ý quan trọng: Từ 01/06/2025, bãi bỏ quy định cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý trong vòng 01 ngày làm việc. Thay vào đó, người nộp thuế sẽ tự chịu trách nhiệm về việc rà soát và xử lý sai sót.

3. Quy trình xử lý khi hóa đơn điện tử vnpt có sai sót (áp dụng từ 01/06/2025)

Với những thay đổi trên, quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử VNPT có sai sót từ ngày 01/06/2025 sẽ được thực hiện như sau, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

3.1. Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua (nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác vẫn đúng)

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ và không cần phải lập lại hóa đơn mới.
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót này theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Bước 3: Người bán tiến hành kê khai thuế theo quy định, trong đó thông tin về tên và địa chỉ của người mua được cập nhật theo thông tin đã được điều chỉnh chính xác.

3.2. Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Quy trình xử lý cho các trường hợp sai sót nghiêm trọng hơn này như sau:

• Bước 1: Thông báo và Thỏa thuận
  • Người bán và người mua thông báo cho nhau về sai sót đã phát hiện.
  • Hai bên cùng thỏa thuận về nội dung sai sót cụ thể và thống nhất phương án điều chỉnh.
• Bước 2: Lập Văn Bản Thỏa Thuận
  • Người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) cùng nhau lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ các nội dung sau:
    • Thông tin chi tiết của hóa đơn gốc (Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập).
    • Mô tả rõ ràng nội dung đã ghi sai và nội dung cần điều chỉnh/thay thế.
    • Lý do của việc điều chỉnh/thay thế.
    • Phải có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua trên văn bản thỏa thuận.
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
  • Dựa trên văn bản thỏa thuận đã được hai bên ký kết, người bán sẽ lập HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót:
    • Lập HĐĐT điều chỉnh: Trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
    • Lập HĐĐT mới thay thế: Trên hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Bước 4: Gửi hóa đơn Điều Chỉnh/Thay Thế
  • Người bán gửi hóa đơn điện tử đã điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho người mua (nếu có thỏa thuận trước đó).
• Bước 5: Kê Khai Thuế
  • Người bán thực hiện kê khai thuế GTGT, căn cứ vào cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế (trong trường hợp việc điều chỉnh/thay thế có làm ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp).

4. VNPT Invoice sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi

Việc ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đặc biệt là việc bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/06/2025, là một bước tiến tích cực, mang lại sự thuận tiện và linh hoạt hơn cho doanh nghiệp và người nộp thuế.

Các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT cần chủ động cập nhật thông tin và điều chỉnh quy trình nghiệp vụ xử lý HĐĐT có sai sót của mình để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro không đáng có. Dịch vụ VNPT Invoice cùng các giải pháp như VNPT Invoice Pos sẽ liên tục được cập nhật để đáp ứng các thay đổi này, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Chủ động nắm bắt và áp dụng đúng các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và tập trung nguồn lực vào phát triển kinh doanh.

LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VNPT