Hóa đơn thương mại điện tử được lập khi nào? Quy định mới từ ngày 01/6/2025 và hỗ trợ từ VNPT
Hóa đơn thương mại điện tử là nội dung mới được quy định bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp áp dụng từ ngày 01/6/2025. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ hóa đơn thương mại điện tử là gì và thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử theo quy định pháp luật hiện hành.
Hóa đơn thương mại điện tử là gì?
Khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP giải thích rõ:
Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
Hóa đơn thương mại điện tử phải đáp ứng quy định về nội dung tại Điều 10 Nghị định này và định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Trong trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế thì có thể lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Hóa đơn thương mại điện tử được lập khi nào?
Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:
- Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng:
Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Kỳ quy ước làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ được cung cấp do các bên thỏa thuận.
Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, giao hàng nhiều lần
Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là lúc thu tiền, ngoại trừ trường hợp tiền đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho lượng hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
VNPT hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng quy định về hóa đơn thương mại điện tử
Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng hiệu quả quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử, VNPT cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện thông qua dịch vụ VNPT Invoice. VNPT Invoice đảm bảo các hóa đơn điện tử được phát hành đúng quy định pháp luật, bao gồm cả hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng điện tử.
Ngoài ra, các giải pháp như Chữ ký số VNPT CA và Chữ ký số từ xa VNPT SmartCA cũng được VNPT triển khai để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử và xuất hóa đơn an toàn, thuận lợi và đúng quy định.